NUKEVIET

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG TIỆN ÍCH
HỖ TRỢ SOẠN THẢO VĂN BẢN

Tác giả: Tiêu Phước Thừa- Sở GDĐT Đồng Tháp

I. CÀI ĐẶT

Bước 1: Giải nén File SETUP_SOANTHAOVANBAN VER2.RAR bạn sẽ được file SETUP_SOANTHAOVANBAN.MSI bạn click chuột phải chọn Open như hình bên dưới

Bước 2: Chọn Next

Bước 3: Chọn Next

Bước 4: Chọn I accept the terms in the License Agreement

Bước 5: Click Next

Bước 6: Chọn Install

Bước 7: Click vào Finish để hoàn tất quá trình cài đặt

Bước 8: Bạn mở Microsoft Word lên ngoài các ribbon thông dụng sẽ xuất hiện thêm tab chức năng Hỗ trợ soạn thảo là bạn đã cài đặt thành công.

II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

1. Hướng dẫn lần đầu tiên sử dụng

Bạn click vào chức năng “Sửa mẫu văn bản” chương trình sẽ mở thư mục C:\VAN BAN đây là thư mục chứa tất cả biểu mẫu của chương trình bạn sửa thành các thông tin cho phù hợp với cơ quan của bạn đang công tác thao tác này khá tốn thời gian bạn cũng có thể sửa dần trong quá trình sử dụng, lưu ý bạn không thay đổi tên file chỉ sửa chữa nội dung

2. Các chức năng cơ bản

2.1. Chức năng BIỄU MẪU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Giúp bạn khởi tạo nhanh 01 biễu mẫu văn bản hành chính

Ví dụ để tạo 01 mẫu công văn

Bạn nhập tên công văn

Bạn có thể bỏ trống sau 

- Nếu bạn nhập tên công văn thì chương trình sẽ khởi tạo cho bạn một mẫu công văn với tên là tên bạn đặt _ thời gian tạo sau đó lưu vào C:\VAN BAN\TEMP

- Nếu bạn không nhập tên thì chương trình sẽ khởi tạo cho bạn một mẫu công văn với CONG VAN _ thời gian tạo sau đó lưu vào C:\VAN BAN\TEMP

2.2. Các nhóm chức năng tiện ích

Thêm căn cứ: Giúp bạn chèn nhanh 01 căn cứ văn bản vào ngay vị trí con trỏ

Tạo bản sao: Khi bạn đang thao tác trên văn bản, bạn muốn lưu lại 01 bản để làm bản sao thì chương trình sẽ tạo cho bạn một bản sao có tên là Saoluu_thời gian lưu (bao gồm ngày tháng năm và giờ lưu) và tên gốc văn bản Văn bản này sẽ được lưu tại địa chỉ C:\VAN BAN\SAO LUU

Bảng và Ảnh: Một số công cụ xử lý bảng và ảnh lưu ý một số chức năng không chạy tốt trên một số phiên bản Word

Co giãn chữ dòng: Chức năng giúp bạn thực hiện nhanh thao tác co giãn khoảng cách giữa các chữ, khoảng cách các dòng

Ví dụ chúng ta có đoạn văn bản như sau:

Người đứng đầu triệu tập toàn thể công chức, viên chức, người lao động làm việc hợp đồng có thời hạn từ 12 tháng trở lên trong đơn vị. Cuộc họp được coi là hợp lệ khi có ít nhất 3/4 tổng số công chức, viên chức, người lao động dự họp. Người đứng đầu đơn vị thông báo thành tích của từng cá nhân đề nghị xét tặng, tổ chức việc thảo luận, lấy phiếu tín nhiệm bằng hình thức bỏ phiếu. Kết quả lấy phiếu tín nhiệm được công bố công khai;

Ta thấy có có một số chữ rơi xuống dòng dưới theo ảnh trên là chữ “được công bố công khai;” giờ ta sẽ dùng chức năng khu hẹp khoảng cách chữ để kéo các chữ bị rớt lên

Bước 1: Tô đen nguyên đoạn cần thao tác

Chọn Co giãn chữ/dòng => thu hẹp khoảng cách chữ, bạn nhập vào một giá trị phù hợp từ 0.1 trở lên và số đừng quá lớn

Kết quả 

Lưu ý: Bạn muốn văn bản về nguyên gốc thì thực hiện lại thao tác trên và nhập vào số 0.

Tìm và Hightlight: Bạn tô đen từ hoặc cụm từ bạn muốn làm nổi bật chương trình sẽ tìm và tô  sáng theo yêu cầu của bạn.

Fix lỗi đánh số tự động: Khi gặp trường hợp bạn soạn thảo văn bản nhưng mỗi lần Enter thì  chế độ tự động xuất hiện bạn clík bào chức năng này sẽ chuyển các số tự động sang dạng text.

Định dạng và sửa lỗi: Chương trình sẽ giúp bạn sửa khắc phục một số lỗi cơ bản trong quá trình soạn thảo cụ thể

Ẩn hiện đoạn văn bản: Đôi lúc bạn soạn thảo văn bản muốn thay đổi nhưng không muốn xoá đi các đoạn thì có thể dùng chức năng này

Chèn nhanh 01 trang ngang: Giúp bạn chèn nhanh 01 trang ngang từ vị trí dấu nháy

Công cụ xoá: Một số chức năng như xoá hết các dòng trắng, xoá ký tự trắng, xoá hightlight, xoá 1 trang bất kỳ, thay dấu gạch dài thành gạch ngắn, xoá dấu ngắt trang, ngắt đoạn, xoá khoảng trắng dư đầu câu (lưu ý khi nhấn), xoá các liên kết, xoá đánh dấu trang, xoá dấu chìm.

Viết tắt nhanh: Giúp bạn viết tắt nhanh đôi lúc soạn thảo văn bản có quá nhiều cụm từ lặp lại thì bạn chọn chức năng này, lưu ý chức năng này còn đang hoàn thiện code

Chuyển số thành chữ: Giúp bạn chuyển một số đang chọn thành chữ giống chức năng đọc số thành chữ trên exel

Ví dụ: 2025 sẽ thành “hai nghìn không trăm hai mươi lăm”

Thêm dấu phần nghìn: Giúp bạn thêm dấu phần nghìn vào số đang chọn

Ví dụ: 2025 sẽ thành 2.025

Tách trang word: Giúp bạn tách mỗi trang word thành 01 tệp riêng biệt phù hợp đối với các tệp như thư mời cần tách ra từng thư mời riêng

Chèn ký tự đặc biệt: Giúp bạn chèn nhanh một số ký tự đặc biệt tại vị trí dấu nháy.

Tính toán: Giúp bạn thực hiện một số tính toán nhanh ngay trên word.

Chuyển mã TV: Giúp bạn chuyển mã tiếng việt đối với một số văn bản về các bảng mã khác nhau

Lưu thành PDF: Giúp bạn tạo nhanh PDF từ văn bản đang soạn thảo lưu ý văn bản phải có dạng docx

Chèn mã QR Code: Giúp bạn tạo mã QR code trong word mà không cần dùng thêm phần mềm nào khác

Thông tin phần mềm: Thông tin tác giả phần mềm